Menulis surat dalam bahasa Jepang ternyata bukanlah perkara yang sederhana. Tidak seperti sekadar menulis pesan, memasukkannya ke amplop, menempelkan perangko, lalu mengirimkannya, surat dalam bahasa Jepang menuntut perhatian khusus terhadap berbagai aturan formalitas, ungkapan baku, gaya penulisan, hingga dinamika hubungan antara pengirim dan penerima. Kompleksitas ini bahkan membuat banyak penutur asli Jepang harus membeli buku khusus untuk mempelajari aturan terbaru dalam menulis surat.
Memahami surat dalam bahasa Jepang memang membutuhkan riset dan ketelatenan. Panduan ini dirancang untuk membahas aspek-aspek paling esensial, mulai dari tingkat hubungan sosial, format penulisan vertikal maupun horizontal, tata cara penulisan alamat pada amplop, hingga konsep ungkapan baku atau set expressions. Dengan bekal ini, proses penyusunan surat secara mandiri akan terasa lebih terarah dan mudah dipahami.
Hubungan Sosial: Kepada Siapa Anda Menulis?
Hierarki sosial memegang peranan yang sangat penting dalam budaya Jepang. Relasi seperti senpai-kohai, guru dan murid, atasan dan bawahan, hingga perbedaan usia sangat menentukan cara seseorang bertindak dan berbicara. Dinamika ini juga berlaku ketika seseorang menulis surat, di mana tingkat kedekatan dan posisi hierarki akan memengaruhi gaya bahasa yang digunakan.
Secara umum, jenis surat dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok utama:
Informal: Ditujukan untuk teman, senpai, atau orang yang berada di bawah posisi Anda.
Netral: Ditujukan untuk guru, rekan yang dimintai suatu bantuan, atau pihak yang berkedudukan lebih tinggi.
Formal: Ditujukan untuk orang yang tidak dikenal atau atasan saat Anda ingin mengajukan sebuah permohonan.
Sebagai aturan praktis, mengajukan permohonan kepada seseorang secara otomatis akan menaikkan tingkat formalitas surat tersebut ke level berikutnya. Jika Anda menggunakan tingkat Netral atau Formal, surat Anda umumnya akan dinilai aman dan sesuai etika.
Pemilihan Media dan Perlengkapan
Setelah menentukan kepada siapa surat akan dikirimkan, langkah berikutnya adalah menyiapkan perlengkapan tulis yang sesuai. Berdasarkan panduan dari buku Writing Letters In Japanese, berikut adalah beberapa prinsip dasar dalam memilih media tulis:
- Kertas surat berwarna putih tanpa ilustrasi adalah pilihan yang paling disarankan.
- Surat bisnis biasanya diketik secara horizontal menggunakan komputer.
- Surat pribadi untuk orang yang dihormati sebaiknya ditulis tangan secara vertikal di atas kertas putih.
- Gunakan amplop berwarna putih untuk pihak yang dihormati.
- Gunakan pulpen dengan tinta berwarna hitam atau biru.
- Hindari penggunaan pensil atau spidol.
- Kartu pos sebaiknya hanya digunakan untuk keperluan informal atau momen khusus seperti perayaan Tahun Baru.
Aturan Format Surat dalam Bahasa Jepang
Terdapat dua jenis format penulisan surat yang umum digunakan, yaitu vertikal dan horizontal. Pemilihan arah penulisan ini akan memengaruhi tata letak keseluruhan isi surat.
Surat Vertikal
Format vertikal merupakan gaya yang paling personal karena biasanya ditulis tangan. Meskipun terkesan lebih formal dan tradisional, format ini merupakan standar utama dalam penulisan surat di Jepang.
Berikut adalah komponen-komponen penting dalam surat vertikal beserta tata letaknya:
Kata Pembuka: Berupa ungkapan tetap yang diletakkan di awal surat, mirip dengan kata “Dear” dalam bahasa Inggris. Contohnya adalah haikei atau zenryaku. Kata pembuka ini harus disesuaikan dengan bagian penutup surat nantinya.
Ungkapan Baku Pertama: Ditempatkan di awal surat untuk membahas topik tertentu seperti kondisi cuaca, pergantian musim, atau kesehatan penerima.
Isi Surat: Bagian utama di mana Anda menyampaikan pesan atau tujuan penulisan surat.
Ungkapan Baku Kedua: Disampaikan setelah selesai menuliskan isi surat, umumnya berisi doa untuk kesehatan atau kesejahteraan penerima.
Kata Penutup: Berpasangan dengan kata pembuka di awal surat. Sebagai contoh, haikei berpasangan dengan keigu, sedangkan zenryaku berpasangan dengan sousou.
Tanggal: Ditulis sedikit lebih rendah dari teks di sebelah kanannya dengan menggunakan sistem angka tradisional Jepang.
Nama Pengirim: Ditulis di bagian paling bawah kolom.
Nama Penerima: Ditempatkan di sebelah kiri tanggal dan nama pengirim, dengan posisi lebih tinggi dari tanggal namun lebih rendah dari teks utama.
Catatan Kaki (Opsional): Setara dengan pos-skrip (P.S.) yang disebut tsuishin atau nishin. Karena terkesan agak informal, sebaiknya bagian ini dihindari jika menulis surat resmi.
Surat Horizontal
Format horizontal umumnya digunakan dalam korespondensi bisnis, diketik menggunakan komputer, dan memiliki struktur yang lebih sederhana.
Tanggal: Ditempatkan di pojok kanan atas menggunakan angka Arab, misalnya １２月２５日.
Nama Penerima: Ditulis lengkap beserta gelar kehormatan yang sesuai.
Ungkapan Baku Pertama: Berisi salam pembuka atau pembahasan musim.
Isi Surat: Inti pesan yang ingin disampaikan.
Ungkapan Baku Kedua: Harapan untuk kesehatan penerima.
Nama Pengirim: Tanda tangan atau nama pengirim yang ditulis secara horizontal, disarankan menggunakan pulpen demi menjaga kesopanan.
Amplop dan Sistem Alamat
Sistem alamat di Jepang memiliki keunikan tersendiri dibanding wilayah lain. Oleh karena itu, pemahaman mengenai tata letak alamat pengirim, penerima, dan perangko sangat diperlukan agar surat dapat sampai ke tujuan dengan lancar.
Amplop Vertikal
Amplop vertikal berbentuk memanjang ke bawah dan sangat cocok digunakan untuk surat berformat vertikal.
Kode pos dituliskan pada kotak yang tersedia. Pada bagian depan amplop, alamat penerima ditulis secara vertikal di sisi kanan, sementara nama penerima diletakkan di sisi kiri dengan ukuran huruf yang sedikit lebih besar. Alamat dan nama pengirim ditulis di bagian belakang amplop pada sisi penutup.
Amplop Horizontal
Terdapat dua cara penulisan pada amplop horizontal. Anda dapat memposisikan amplop secara vertikal dan menuliskan alamat seperti biasa, atau menulis secara horizontal di mana alamat penerima berada di bagian atas depan dan namanya ditulis lebih besar di bawahnya. Alamat pengirim dicantumkan di bagian bawah sisi belakang amplop.
Mengirim Surat ke Jepang dari Luar Negeri
Ketika mengirimkan surat ke Jepang dari negara lain, alamat dapat ditulis menggunakan huruf Romaji dengan format standar yang berlaku di negara asal Anda. Pastikan untuk menuliskan kata “JAPAN” pada baris paling akhir dari alamat penerima.
Ungkapan Baku Pembuka
Bagian pembuka surat kerap menjadi tantangan tersendiri karena berkaitan erat dengan kondisi musim, cuaca, atau kesehatan penerima. Setiap bulan dan musim memiliki ungkapan khususnya masing-masing.
Januari:
- 寒さひとしお身にしみる今日このごろ… (Di tengah udara dingin yang menusuk…)
- 新春とは申しながら、まだまだ寒さが続いておりますが… (Meskipun sudah memasuki tahun baru, cuaca dingin masih berlanjut…)
Musim Semi:
- 春の日うららかな今日このごろ… (Menikmati hari-hari musim semi yang cerah…)
- 日本はあたたかくなっているころでしょう… (Di Jepang pasti sudah mulai menghangat…)
Agustus:
- 厳しい残暑が続いておりますが… (Suhu panas yang menyengat masih terasa…)
Desember:
- 今年も押し詰まりましたが… (Tahun ini hampir mendekati penghujung…)
Kesehatan Penerima:
- いかがお過ごしていらしゃいますか？ (Bagaimana kabar Anda?)
- 私もおかげさまで元気にしております… (Puji Tuhan, saya berada dalam keadaan sehat…)
Balasan Surat:
- お手紙ありがとうございました… (Terima kasih atas surat yang Anda kirimkan…)
Ungkapan Baku Penutup
Bagian akhir surat juga memerlukan ungkapan penutup yang baku sesuai dengan konteks pesan yang disampaikan.
Meminta Permohonan
- どうかよろしくお願い致します。 (Mohon bantuannya terkait hal ini.)
Salam untuk Keluarga
- 奥様に宜しくお願いします (Sampaikan salam saya kepada istri Anda.)
Menjaga Kesehatan
- お寒さの折からお体を大切に (Mohon jaga kesehatan di tengah cuaca dingin ini.)
Menantikan Balasan
- お返事を待ちしております (Saya menantikan balasan dari Anda.)
Langkah Selanjutnya
Menulis surat dalam bahasa Jepang memang membutuhkan ketelitian terhadap berbagai aturan yang ada. Namun, sifatnya yang terstruktur memudahkan siapa saja untuk mempelajarinya selama mengikuti pedoman yang berlaku.
Bagi pembaca yang memiliki tingkat kemampuan bahasa Jepang menengah hingga lanjut dan ingin mendalami topik ini melalui referensi berbahasa Inggris, buku Writing Letters In Japanese merupakan pilihan yang sangat tepat. Selain itu, situs web Midori-Japan menyediakan berbagai contoh templat surat serta daftar ungkapan baku yang dapat dijadikan acuan untuk beragam situasi.
